Quy trình lựa chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp

Quy trình lựa chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp

Việc thay đổi hệ thống kế toán mới là quyết định quan trọng của đối tượng quản lý kế toán và doanh nghiệp.
Một quyết định mà họ phải sử dụng trong suốt quá trình doanh nghiệp hoạt động. Nếu lựa chọn một phần mềm kế toán sai lầm họ sẽ mất một khoản không nhỏ về chi phí và cả thời gian công sức bỏ ra để xây dựng sản phẩm.
Vì vậy để chọn một sản phẩm phần mềm kế toán cần có một quy trình cụ thể:

Bước thứ 1: Phải xác định rỏ mục đích của việc triển khai xây dựng phần mềm: Cần phải thay đổi ngay để thích ứng với phát triển của công nghệ, tránh tụt hậu, châm chạm so với các đối thủ.
 Hay chỉ là để thuận lợi hơn, linh động hơn, giảm bớt chút công sức cho quá trình quản lý.
 Phí về bản quyền phần mềm: Có thề là phần mềm đóng gói, hay phần mềm viết theo yêu cầu chỉnh sửa của doanh nghiệp.
 Chi phí thiết bị phần cứng: bao gồm máy tính, máy in, mạng, internet.
 Xác định thời gian triển khai cũng như thời gian kết thúc.
 Nhu cầu về hệ thống mới cần triển khai của doanh nghiệp?
 Thông tin được cung cấp đầy đủ và kịp thời hơn.
 Giảm bớt chi phí về hàng tồn kho do nắm được lượng lưu kho tối ưu.
 Quản lý về công nợ và dòng tiền tốt hơn.
 Giảm chi phí về các công việc đơn giản do được phần mềm tự động hoá thực hiện một phần,…
Bước thứ 2: Xây dựng yêu cầu triển khai và tìm nhà cung cấp

 Yêu cầu quản lý được nhiều loại ngoại tệ.
 Yêu cầu tính toán chi phí giá thành lỗ lãi theo đơn hàng, theo lô hàng
 Yêu cầu quản lý hàng tồn kho theo nhiều đơn vị tính.
 đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp nhập trước xuất trước Các yêu cầu về độ rộng mã hoá tài khoản, mã hoá danh điểm vật tư.Các yêu cầu về quy trình luân chuyển, xác nhận chứng từ,…
 Tìm nhà cung cấp, có thể là trên mạng internet, hoặc từ những doanh nghiệp quen biết đang sử dụng tốt các sản phẩm tương tự.

Bước thứ 3: Lựa chọn nhà cung cấp phan mem ke toan.

 Dựa trên khả năng thực hiện, chi phí triển khai, chi phí bảo trì, bảo hành, thời gian thực hiện mà chúng ta chọn nhà cung cấp.
 Đặc điểm nổi bậc của phan mem ke toan (DMS Accounting) này là gì?
 Những mặc hạn chế cần thay đổi, chỉnh sửa?
 Các tính năng khác có đáp ứng được yêu cầu?
 Thái độ nhân viên hỗ trợ?
 Thời gian hỗ trợ khắc phục khi gặp sự cố, sai sót?
 Nghiệp vụ của người hỗ trợ?
 So sánh tổng chi phí phát sinh?
Xây dựng một hệ thống phần mềm kế toán , phần mềm bán hàng là điều cần thiết, nhưng cũng cần phải thận trong, chúc quý doanh nghiệp tìm được một sản phẩm hợp lý, hiệu quả !